Lo Smart Work – o lavoro agile – è uno strumento multilivello che dona all’imprenditore una maggior flessibilità gestionale della sua forza lavoro attraverso

• la flessibilità dell’orario di lavoro;

• la flessibilità del luogo di svolgimento della prestazione;

• la creazione di un sistema retributivo basato su obiettivi.

Lo Smart Work può, altresì, divenire per il dipendente una forma di welfare aziendale che

• facilita gli equilibri casa-lavoro;

• riduce i tempi e i costi di trasporto al luogo di lavoro;

• stimola a una maggior produttività grazie a incentivi mirati e individualizzati.

Con la Legge n. 81/2017 c’è per la prima volta un quadro normativo definito, ad oltre dieci anni dall’Accordo Interconfederale del 9 giugno 2004 sul telelavoro.

Per l’adozione dello smart working è necessario un accordo scritto tra datore di lavoro e dipendente che si aggiunge al precedente contratto di lavoro subordinato. La Legge n. 81/2017 conferma quindi l’elemento della volontarietà tra le parti e stabilisce i suoi contenuti minimi:

• Durata. L’accordo può essere a tempo indeterminato o determinato.

• Preavviso. Il recesso è possibile con un preavviso di almeno 30 giorni (90 per i lavoratori disabili) per gli accordi a tempo indeterminato o in presenza di un giustificato motivo.

• Come e quando. L’accordo deve contenere la disciplina dell’esecuzione della prestazione lavorativa al di fuori dei locali aziendali, con particolare riguardo agli strumenti tecnologici utilizzati e al rispetto del diritto alla disconnessione per il lavoratore.

• Potere di controllo e disciplinare. Nell’accordo devono essere illustrate le modalità di controllo della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali, tenendo conto dell’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori.

Le esperienze di smart working si sono diffuse spontaneamente tra le aziende attraverso un nuovo modello di organizzazione del lavoro, in cui sono fondamentali questi tre elementi:

• Risorse umane. È necessaria una nuova ottica da parte del personale che deve essere pronto a rivedere il proprio ruolo in un’ottica di flessibilità e disponibile a creare maggiori sinergie con il management.

• Tecnologia. Le modalità di lavoro sono “agili” e tecnologicamente avanzate e l’accesso ai dati aziendali deve essere possibile da remoto, consentendo forme di lavoro più efficienti e altamente personalizzate.

• Monitoraggio costante. È indispensabile un’analisi dei risultati del lavoro per valutare l’efficienza del personale a seguito dell’introduzione del nuovo modello organizzativo del lavoro.

In base a questi singoli casi è stato possibile valutare le opportunità e le possibili criticità del lavoro agile. Per il lavoratore un maggiore controllo nel bilanciare il rapporto lavoro-famiglia e i ritmi lavorativi con quelli giornalieri, implica un aumento della propria soddisfazione lavorativa con ripercussioni positive anche in termini di produttività e contenimento dei tassi di assenteismo. Dall’altro lato, gli aspetti negativi riguardano un minor coinvolgimento nelle dinamiche di apprendimento del know-how attraverso l’osservazione dei colleghi e l’isolamento e la mancata integrazione rispetto alla “squadra” di lavoro.

A cosa può essere utile lo “Smart Work”?

1. Abbattere il costo degli straordinari dei dipendenti;

2. Abbattere i costi relativi agli ambienti di lavoro (costi di locazione, energia elettrica, riscaldamento, pulizia);

3. Creare un sistema di controlli informatizzati individualizzati sul lavoro di singoli dipendenti;

4. Nella gestione dei rapporti di lavoro, accentuare l’importanza della contrattazione individuare piuttosto che collettiva;

5. Premiare i dipendenti più produttivi con giorni di lavoro da casa;

6. Tagliare i costi e i tempi di raggiungimento del luogo di lavoro per i dipendenti;

7. Rendere indipendente la collocazione temporale della prestazione di lavoro di alcuni dipendenti dagli orari della struttura;

8. Favorire l’equilibrio famiglia-lavoro per i dipendenti;

9. Favorire il lavoro femminile e dei dipendenti con alti carichi famigliari (disabili o grandi anziani in famiglia).

Passaggi necessari per inserire lo “Smart Work” in azienda

1. Analisi degli obiettivi che l’imprenditore vuole raggiungere con lo “Smart Work”;

2. Analisi del modello aziendale;

3. Individuazioni delle possibili posizioni lavorative da trasformare in “Smart Work”;

4. Individuazione delle modalità di “Smart Work” ottimali per la posizione (durata del contratto; % di ore settimanali da convertire; sistema retributivo; sistema di controllo; sistema sanzionatorio);

5. Analisi costi dei fornitori di servizi (es. azienda informatica che fornisce software di controllo, costi delle attrezzature tecnologiche necessarie);

6. Analisi dei vantaggi;

7. Creazione di un’offerta individualizzata;

8. Proposta al dipendente del contratto di “Smart work”;

9. Ottenimento delle autorizzazioni (se necessarie);

10. Attivazione;

11. Mantenimento e controllo delle prestazioni.

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